(What They Don’t Teach You at Harvard Business School)
Saya bekerja selama 31 tahun dalam perkhidmatan awam dan 4 tahun di sektor swasta.
Sepanjang 35 tahun kerjaya, saya telah berpindah ofis sebanyak 10 kali dan pernah menjadi ketua bahagian di pelbagai jabatan.
Kemahiran pengurusan dan interpersonal tidak saya peroleh di universiti, sebaliknya melalui pengalaman 'trial and error' sejak mula bekerja pada usia 21 tahun.
Inilah ilmu yang tidak pernah diajar secara formal dalam mana-mana silibus pengajian.
Sepanjang kerjaya, banyak kesilapan pengurusan telah saya lakukan. Setiap kali terjatuh ke dalam lubang, saya berusaha membetulkan diri, memperbaiki kemahiran pengurusan dan memastikan tidak mengulangi kesilapan yang sama buat kali kedua, seperti seekor keldai.
Buku-buku pengurusan hasil tulisan penulis Barat sememangnya baik untuk dibaca dan diamalkan, tetapi ia tidak mengajar secara khusus cara mengendalikan staf berbangsa Melayu.
Staf Melayu tidak boleh diurus sepenuhnya berdasarkan teori pengurusan konvensional kerana keunikan perangai dan budaya bangsa kita sendiri.
Inilah pengajaran terbesar yang saya peroleh sepanjang 35 tahun bekerja.
Pada tahun pertama perkhidmatan, saya mendaftarkan diri ke sebuah sekolah public speaking swasta selama setahun. Di situ saya belajar teknik berucap secara praktikal tanpa gugup, hampir menyerupai konsep Toastmasters Club.
Kemahiran public speaking ini memberi keyakinan tinggi apabila berhadapan dengan ratusan staf pada kemudian hari.
Sebenarnya, kelancaran bercakap di hadapan khalayak hanya datang melalui latihan berterusan. Praktis, praktis dan terus praktis. Itulah rahsianya.
Berikut saya senaraikan sepuluh tip penting untuk berjaya mengemudi politik ofis sebagai seorang ketua, berdasarkan pengalaman 35 tahun bekerja bersama staf bangsa Melayu.
1. Jangan terlalu baik dengan staf
Orang Melayu mempunyai sifat yang unik. Jika ketua terlalu rapat dengan staf, anda mungkin popular sebagai bos yang baik hati, tetapi dalam masa yang sama staf akan mula hilang rasa hormat.
Keadaan ini menyebabkan arahan kurang dipatuhi, staf menjadi naik tocang dan bekerja secara acuh tidak acuh. Adalah lebih baik wujudkan sedikit jurang antara ketua dan staf kerana orang Melayu biasanya bekerja lebih rajin dalam keadaan tekanan positif.
Jika hubungan terlalu mesra, staf akan menganggap bos tidak akan menegur dan akhirnya mengambil mudah segala arahan. Wujudkan sempadan yang jelas antara anda dan staf.
Hayati peribahasa Inggeris ini:
“Familiarity breeds contempt, and absence makes the heart grow fonder.”
2. Jangan beri kuasa kepada mereka yang tidak berhak
Saya pernah memberi kuasa dan tugasan kepada staf yang hanya berkelayakan sijil sedangkan tugas tersebut sepatutnya dipikul oleh pemegang diploma. Akhirnya projek tersebut gagal kerana tidak dilaksanakan dengan betul.
Tugasan yang sepatutnya dibuat oleh pemegang ijazah tidak wajar diagihkan kepada pemegang diploma dan prinsip ini terpakai di semua peringkat.
Kuasa yang tidak sesuai akhirnya akan disalah guna dan disalah tafsir.
3. Jangan menegur staf di hadapan staf lain
Ramai manusia mempunyai ego yang tinggi dan ego orang Melayu ada kalanya setinggi pokok tualang, malah ada yang terbang seperti helang tanpa memandang pipit di bawah.
Menegur staf di hadapan orang lain adalah perkara yang sangat taboo. Jika perlu menegur atau menasihati, lakukan secara pertemuan empat mata. Staf akan lebih menghargainya.
4. Don’t eat and shit at the same place. Jangan bercinta dalam ofis
Ini adalah pantang larang paling besar yang diwarisi turun temurun. Jika anda seorang bos, bercinta atau 'flirting' dengan staf sendiri adalah satu kesalahan besar, lebih-lebih lagi jika anda sudah berkahwin.
Banyak kes yang saya lihat bermula dengan perkara kecil dan berakhir dengan konflik besar seperti perang dunia ketiga dan kiamat kecil.
5. Jangan memihak dan jangan pilih kasih
Sebagai ketua, anda mesti berada di tengah dan bersikap neutral. Jika staf mula berpuak, pastikan anda tidak memihak. Kaji situasi dan pecahkan puak yang bertelagah kerana konflik dalaman akan merosakkan moral dan semangat kerja kakitangan lain.
Saya pernah memecahkan tiga puak dalam satu pejabat dengan memindahkan semua ketua puak ke bahagian lain. Akhirnya pejabat kembali aman dan produktif.
6. Tegaskan autoriti dan jadilah seorang pendisiplin
Pastikan staf tahu siapa bos dan bos tersebut tegas dalam soal disiplin. Jangan kelihatan lemah walaupun hati anda sebenarnya lembut. Sentiasa pastikan anda menguasai keadaan dan mengetahui apa yang berlaku dalam pejabat.
Mengendalikan perangai staf Melayu adalah antara tugas paling rumit kerana sifat semula jadi mereka yang unik.
7. Puji dan beri pengiktirafan apabila layak
Wujudkan skim ganjaran dan penghargaan kepada staf yang bekerja dengan bersungguh-sungguh. Beri kredit apabila memang layak diberi.
Lihat bagaimana KFC dan McDonald’s memaparkan gambar “Staff of the Month”. Prinsipnya mudah, manusia suka dihargai.
8. Berhati-hati dengan siapa yang anda percayai
Anda akan dapat mengenal pasti staf yang suka mengampu dan membodek bos. Jangan mudah terpedaya dengan kata-kata manis kerana selalunya golongan ini malas bekerja.
Kadangkala orang yang paling anda percayai itulah yang akan menikam dari belakang. Percaya itu baik, tetapi berhati-hati lebih selamat.
Perhatikan personaliti staf, dengar apa yang mereka cakap dan yang lebih penting, perhatikan tingkah laku mereka.
Berhati-hatilah apabila berkongsi maklumat sensitif, terutamanya perkara negatif. Anggap sesiapa sahaja sebagai potensi pembawa maklumat kepada pihak lain. Ia mungkin kedengaran sinis, tetapi itulah langkah perlindungan diri.
Ingat, jangan terlalu bebas berkongsi perasaan dan pandangan.
9. Jangan buat rombakan besar dalam tiga bulan pertama
Apabila anda berpindah ke pejabat baru, jangan terlalu ghairah melakukan perubahan dan pertukaran staf. Kaji dahulu sistem sedia ada, kenali siapa kingmaker dan siapa sekadar paper pusher.
Buat perubahan hanya apabila anda benar-benar faham budaya, sistem dan dinamika pejabat tersebut.
10. Jaga bahasa dan jangan mencarut
Ramai bos Melayu yang saya kenal, terutamanya di sektor swasta, gemar mencarut dan menggunakan bahasa kesat.
Saya pernah mendengar seorang bos menegur kerani wanita dengan kata-kata lucah dan berunsur seksual. Kerani tersebut kerap mengambil cuti sakit kerana mengandung. Akhirnya bos tersebut dibuang kerja selepas beberapa laporan dibuat atas kesalahan gangguan seksual.
Ada juga bos yang suka membaling fail apabila tidak berpuas hati dengan laporan staf. Pernah saya dengar ayat sinis seperti “anak sekolah rendah saya boleh tulis laporan lebih baik”.
Kata-kata negatif dan kritikan melampau hanya akan menjatuhkan moral serta keyakinan diri staf.
Masih banyak tip berkaitan politik ofis yang boleh dikongsi, tetapi cukuplah yang ini dahulu.
Semua catatan ini berdasarkan pengalaman peribadi saya dan mungkin tidak sesuai diamalkan oleh semua orang dalam situasi berbeza.
Wallahua'llam.
Catatan oleh
Ir. Hj. Zainuddin Bin Hj. Omar
FB: Zainuddin Omar
* gambar semasa inspection rumah The Glades berdekatan Putra Heights ketika zaman bekerja.
No comments:
Post a Comment